Аккредитация или электронная регистрация участников мероприятия (чек-ин) – это мощный инструмент в руках как начинающего ивент-менеджера, так и опытного организатора.
С ее помощью можно задать тон событию, узнать больше о гостях, провести аналитику мероприятия, собрать базу для будущих проектов и многое другое!
С ее помощью можно задать тон событию, узнать больше о гостях, провести аналитику мероприятия, собрать базу для будущих проектов и многое другое!
Как понять, что на ваше мероприятие нужно заказать регистрацию?
- Вы хотите понимать точное количество гостей, посетивших ивент;
- Вам нужно собрать контакты присутствующих, потенциальных партнеров;
- Вы планируете выдать именные бейджи / браслеты для контроля посещения;
- Вы хотите сделать встречу гостей яркой и современной;
- Вам нужно организовать выдачу подарков / мерча / велком-пака участникам в концепции «один подарок в одни руки» с последующим отчетом о выдаче;
- Вы хотите отличать различные категории участников или ограничить зоны доступа по необходимому признаку;
- Вам нужно избежать проход нежелательных лиц или гостей без билетов.
Для какого количества участников обычно требуется аккредитация?
Услуги по организации check-in часто требуются как на камерных мероприятиях, так и на масштабных проектах. Если вы узнали себя хотя бы в одном пункте выше – смело заказывайте расчет в ОргПоинт
Формат ивента может быть совершенно любым! В нашей практике проведение регистраций, как на деловых мероприятиях – конференциях, форумах, семинарах, так и на торжественных и праздничных событиях – премиях, корпоративах и даже свадьбах!
Как организовать регистрацию? На что обратить внимание?
Мы собрали все, что вам нужно в удобный чек-лист! Сохраняйте и пользуйтесь с удовольствием!)
1. Регистрация будет по спискам или билетам?
Если у вас уже есть готовая база предполагаемых гостей – это отлично! Регистрировать можно будет по ФИО гостя, но если базы нет или она не полная, обязательно воспользуйтесь предварительной онлайн регистрацией участников на лендинге с рассылкой билетов / пригласительных. К лендингу можно подключить кассу и продавать билеты, если мероприятие не бесплатное.
❗ СОВЕТ: Мы рекомендуем делать предварительную регистрацию, чтобы получить максимально точное количество желающих посетить ивент, а также разослать/продать билеты с подробной информацией о мероприятии, месте проведения и т.д. С билетами процесс регистрации всегда более быстрый, ведь не придется спрашивать ФИО гостя и делать ручной поиск, достаточно будет отсканировать билет.
Если у вас уже есть готовая база предполагаемых гостей – это отлично! Регистрировать можно будет по ФИО гостя, но если базы нет или она не полная, обязательно воспользуйтесь предварительной онлайн регистрацией участников на лендинге с рассылкой билетов / пригласительных. К лендингу можно подключить кассу и продавать билеты, если мероприятие не бесплатное.
❗ СОВЕТ: Мы рекомендуем делать предварительную регистрацию, чтобы получить максимально точное количество желающих посетить ивент, а также разослать/продать билеты с подробной информацией о мероприятии, месте проведения и т.д. С билетами процесс регистрации всегда более быстрый, ведь не придется спрашивать ФИО гостя и делать ручной поиск, достаточно будет отсканировать билет.
2. Определитесь с количеством гостей
От того, сколько человек вы ожидаете, зависит организация велком-зоны, количество персонала и оборудования для комфортной встречи участников.
❗ СОВЕТ: Мы рекомендуем ставить 1 точку регистрации на каждые 70 человек, так гости смогут распределяться на потоки, удобно и быстро отмечаться, а при необходимости получать раздаточный материал.
От того, сколько человек вы ожидаете, зависит организация велком-зоны, количество персонала и оборудования для комфортной встречи участников.
❗ СОВЕТ: Мы рекомендуем ставить 1 точку регистрации на каждые 70 человек, так гости смогут распределяться на потоки, удобно и быстро отмечаться, а при необходимости получать раздаточный материал.
4. Не забудьте о том, что кто-то должен будет гостей отмечать
3. Подумайте о том, как будут приходить гости
Вы ждете гостей к началу или люди будут приходить в течение дня на определенные блоки мероприятия?
❗ СОВЕТ: Если регистрация будет идти целый день, но основную часть участников вы ожидаете к началу, вы можете существенно сэкономить бюджет, поставив на пик прихода гостей основное количество операторов регистрации, а после наплыва оставить только одного-несколько операторов для тех, кто дойдет в течение дня.
Вы ждете гостей к началу или люди будут приходить в течение дня на определенные блоки мероприятия?
❗ СОВЕТ: Если регистрация будет идти целый день, но основную часть участников вы ожидаете к началу, вы можете существенно сэкономить бюджет, поставив на пик прихода гостей основное количество операторов регистрации, а после наплыва оставить только одного-несколько операторов для тех, кто дойдет в течение дня.
Наша система регистрации очень удобна и проста в использовании, поэтому регистрировать гостей могут ваши сотрудники / волонтеры, или наши опытные операторы регистрации / хостес.
❗ СОВЕТ: Операторами регистрации могут быть как хостес модельной внешности, так и промо-персонал. Чтобы понять кто именно вам подойдет, отталкивайтесь от концепции и формата мероприятия. Если планируется красивая и яркая встреча гостей – хостес будут отличным выбором, если мероприятие делового формата, то симпатичные девушки и юноши промо вам прекрасно подойдут
❗ СОВЕТ: Операторами регистрации могут быть как хостес модельной внешности, так и промо-персонал. Чтобы понять кто именно вам подойдет, отталкивайтесь от концепции и формата мероприятия. Если планируется красивая и яркая встреча гостей – хостес будут отличным выбором, если мероприятие делового формата, то симпатичные девушки и юноши промо вам прекрасно подойдут
5. Обязательно подумайте о том, будет ли нужна выдача бейджей или достаточно отметки о проходе
Наша система и оборудование позволяют проводить регистрации как с печатью персонализированных наклеек на бейджи, так и отмечать гостей без печати, например, с выдачей браслета.
❗ СОВЕТ: Если вы хотите, чтобы на площадке был более деловой формат – выбирайте рег-цию с бейджами. Гости смогут обращаться друг к другу по имени, знакомиться; на площадке будет создаваться атмосфера партнерства. С помощью цвета лент и бейджа вы сможете видеть, кто к какой категории относится, например: Спикер, Участник, СМИ, Партнер, Организатор и т.д. Если формат коктейльный, то регистрация на планшетах станет отличным решением – вы будете знать точное количество пришедших, а гостей также можно будет разделить на зоны доступа или категории при помощи разноцветных браслетов.
❗ СОВЕТ: Если вы хотите, чтобы на площадке был более деловой формат – выбирайте рег-цию с бейджами. Гости смогут обращаться друг к другу по имени, знакомиться; на площадке будет создаваться атмосфера партнерства. С помощью цвета лент и бейджа вы сможете видеть, кто к какой категории относится, например: Спикер, Участник, СМИ, Партнер, Организатор и т.д. Если формат коктейльный, то регистрация на планшетах станет отличным решением – вы будете знать точное количество пришедших, а гостей также можно будет разделить на зоны доступа или категории при помощи разноцветных браслетов.
6. Подарки, мерч, велком-пак
Памятный сувенир, удобный шопер, стильный блокнот – все это отличный способ повысить узнаваемость, но есть нюанс.. это существенная статья расходов, которая требует контроля.
❗ СОВЕТ: Отмечайте выдачу пакета участника в нашей системе при вручении. Таким образом вы исключите вероятность повторной выдачи комплекта в одни руки и получите четкую статистику по остатку.
Учитывайте вышеперечисленные моменты и проводите регистрацию легко и быстро!
Будьте уверены, гости оценят вашу заботу, а команда ОргПоинт с радостью поможет вам в реализации!
❗ СОВЕТ: Отмечайте выдачу пакета участника в нашей системе при вручении. Таким образом вы исключите вероятность повторной выдачи комплекта в одни руки и получите четкую статистику по остатку.
Учитывайте вышеперечисленные моменты и проводите регистрацию легко и быстро!
Будьте уверены, гости оценят вашу заботу, а команда ОргПоинт с радостью поможет вам в реализации!