Гибкая система электронной регистрации гостей, удобная платформа с личным кабинетом организатора для управления ивентом и другие IT-решения уже получили высокую оценку от наших постоянных клиентов: РБК, ВТБ, Ростсельмаш, Газпром-Медиа и других крупных компаний из самых разных отраслей.

Мы собрали несколько популярных в последнее время запросов по организации регистрации на мероприятиях и разобрали их реализацию:

1. «Хотим, чтобы на мероприятие могли зарегистрироваться только наши сотрудники, нужно исключить нежелательных участников»

Решить такую задачу можно несколькими способами:

• Создать и разослать по адресатам персональные секретные ссылки на лендинг для регистрации.
• Использовать в форме при регистрации заранее присвоенные коды участников, например личный код сотрудника.

Умная система СРМ сопоставит все данные, которые участник заполнил при регистрации с базой Заказчика, и автоматически направит билет-приглашение только тем, кто пройдет процедуру соотношения данных. Такой вариант особенно актуален, когда мероприятие закрытого типа или в нем принимают участие первые лица государства.

2. «А можно будет сделать смс-рассылку по нашим спикерам?»

Можно сделать как e-mail, так и sms рассылку по нужной группе участников с любой информацией по мероприятию. Но для смс рассылки потребуется оформление именного номера, эта процедура занимает некоторое время, поэтому о такой задаче лучше сообщить менеджеру заранее.

3. «У нас будет много категорий и у каждой своя форма регистрации, можете так сделать?»

Да, можно создать различные формы и разослать ссылки на них в соответствии с категорией. При этом наша CRM система удобно соберет все категории в одну общую базу для последующей работы с ней.

4. «Мы хотим устроить розыгрыш среди участников активностей, но не знаем как это сделать..»

Чаще всего в таком случае мы предлагаем генерацию индивидуального кода и печать его на наклейке для бейджа при аккредитации. В зоне активностей, с помощью наших планшетов с ПО, хостес или промо-персонал фиксирует участников. После этого по списку участников можно будет провести розыгрыш или лотерею с помощью рандомайзера. Победителям также можно направить смс оповещение 😊

5. «У нас сложная механика и много задач для операторов, мы не знаем как сделать так, чтобы никто не запутался и выдал все как нужно. У нас будут разные категории бейджей и цвета лент, браслеты, мерч для некоторых участников и приглашение на гала-ужин только для ВИП гостей. Что делать?»

Наша система регистрации очень гибкая и удобная. Мы можем вынести в систему всю необходимую операторам информацию. Также, с помощью специальных кнопок в регистраторе, по каждому гостю можно фиксировать выдачу каждого предмета.

В результате:

• вы получите статистику по выдаче браслета, мерча, бейджа и другим показателям
• минимизируете риск того, что кто-то из операторов забудет выдать или отдаст промо-материал не тому участнику
• застрахуете себя от повторной выдачи мерча или другой продукции, так как после фиксации выдачи, повторно отметить ее будет невозможно (если иное не предусмотрено вашим ТЗ).

Организация аккредитации гостей может быть удобной и быстрой, а все индивидуальные задачи могут быть решены, если вы работаете с профессионалами😊

На нашем сайте вы найдете множество полезной информации об организации зоны чек-ин. Заказать расчет электронной регистрации для вашего мероприятия в Москве, Санкт-Петербурге и других городах России, арендовать систему регистрации и оборудование, можно заполнив бриф.